Phần mềm quản lý hồ sơ công chứng VINBS
Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, soạn thảo, tra cứu, lưu trữ và quản lý nguồn thu hồ sơ công chứng trên một hệ thống tập trung, giúp văn phòng xử lý nhanh hơn và giảm sai sót thủ công.
Một hệ thống cho toàn bộ vòng đời hồ sơ công chứng
Từ tiếp nhận thông tin, tra cứu dữ liệu, soạn thảo văn bản đến phát hành, lưu trữ và báo cáo, mỗi thao tác được gom về một luồng dữ liệu rõ ràng để văn phòng vận hành dễ kiểm soát hơn.
Quản lý hồ sơ công chứng
Lưu thông tin loại việc, khách hàng, người liên quan, tài sản, yêu cầu xử lý và trạng thái hồ sơ theo từng bước nghiệp vụ.
Soạn thảo biểu mẫu nhanh
Tích hợp biểu mẫu, hợp đồng và văn bản thường dùng để giảm nhập lại dữ liệu và giữ nội dung thống nhất giữa các nhân sự.
Tra cứu ngăn chặn và giao dịch
Hỗ trợ tra cứu thông tin ngăn chặn, cảnh báo, lịch sử giao dịch và dữ liệu liên quan để tăng độ chính xác trước khi xử lý.
Quản lý khách hàng và tài sản
Theo dõi dữ liệu khách hàng, bên liên quan, tài sản giao dịch và hồ sơ lưu theo một cấu trúc dễ tìm lại khi cần đối chiếu.
Nguồn thu, phiếu thu và hóa đơn
Ghi nhận phí dịch vụ, xuất phiếu thu, hỗ trợ hóa đơn và tổng hợp doanh thu cuối ngày rõ ràng hơn.
Phân quyền và báo cáo
Phân quyền theo vai trò, theo dõi lịch sử thao tác và xuất báo cáo hồ sơ, doanh thu, hiệu suất vận hành khi cần.
Rõ từng bước từ tiếp nhận đến xuất văn bản
Giao diện được tổ chức theo đúng luồng xử lý hồ sơ công chứng để nhân sự mới dễ nắm việc, còn người quản lý có thể theo dõi tiến độ mà không cần rà nhiều file rời hoặc hỏi lại từng bộ phận.
Chọn loại việc và nhóm nghiệp vụ cần xử lý.
Nhận thông tin khách hàng, người liên quan và yêu cầu chính.
Nhập dữ liệu tài sản, giao dịch, giấy tờ và tài liệu đi kèm.
Tra cứu thông tin ngăn chặn, cảnh báo và lịch sử giao dịch.
Xuất văn bản, lưu hồ sơ, ghi nhận nguồn thu và báo cáo.
Giữ hồ sơ, biểu mẫu, lịch sử giao dịch và dữ liệu tài chính trong cùng hệ thống
Văn phòng có thể tra cứu hồ sơ lưu, xem lại dữ liệu giao dịch, xuất báo cáo khi cần, đồng thời theo dõi doanh thu và thanh toán minh bạch hơn.
- Lưu trữ hồ sơ công chứng, hợp đồng, giấy tờ và dữ liệu bên liên quan.
- Tra cứu thông tin khách hàng, tài sản, lịch sử giao dịch và hồ sơ lưu.
- Xuất phiếu thu, hóa đơn và theo dõi nguồn thu theo hồ sơ.
- Hỗ trợ mở rộng kết nối thanh toán như VNPAY, ATM, MOMO khi triển khai phù hợp.
Các kết nối giúp văn phòng giảm nhập liệu thủ công
Hệ thống có thể hỗ trợ thêm thiết bị và API tùy theo mô hình triển khai thực tế của từng văn phòng công chứng.
Đọc thẻ căn cước gắn chip
Hỗ trợ thiết bị đọc thẻ chip chuyên dụng để giảm thời gian nhập thông tin khách hàng.
Quét mã QRCode
Nhập dữ liệu từ mã QR căn cước để tra cứu và lưu thông tin khách hàng nhanh hơn.
Hóa đơn điện tử
Kết nối hóa đơn theo hệ thống khách hàng đang sử dụng để đồng bộ quy trình thu phí.
In phiếu tính tiền
Kết nối máy in hóa đơn, hỗ trợ mã QR thanh toán trên phiếu để giảm thao tác ghi tay.
API xác thực
Hỗ trợ phương án API xác thực thông tin khi đơn vị đã có thiết bị hoặc quy trình kết nối riêng.
Triển khai theo nhu cầu
Tùy biến biểu mẫu, phân quyền, báo cáo và kết nối ngoài theo quy mô vận hành của văn phòng.
Cần chuẩn hóa dữ liệu và quy trình hồ sơ công chứng?
VINBS có thể cùng bạn rà lại quy trình hiện tại, xác định nhóm tính năng cần dùng trước và đề xuất cách triển khai phù hợp với văn phòng.