F01
Hồ sơ điện tử
Tập trung hồ sơ và tệp đính kèm: loại việc, khách hàng, người liên quan, tài sản và biểu mẫu nằm chung một mã hồ sơ, dễ tìm lại khi cần đối chiếu.
Bước 02 · Số hóaVINBS / Digital Notary Platform
Phần mềm công chứng số
Nền tảng hỗ trợ số hóa hồ sơ, quản lý quy trình và kết nối công nghệ AI trong hoạt động công chứng.
- Hồ sơ tập trung
- Kiểm tra trước khi xử lý
- AI hỗ trợ – công chứng viên quyết định
Giải pháp
Một nền tảng cho toàn bộ vòng đời hồ sơ công chứng
Từ tiếp nhận, số hóa, kiểm tra, xác thực đến ký và lưu trữ, mỗi thao tác được gom về cùng một hồ sơ điện tử để văn phòng vận hành dễ kiểm soát hơn.
F02
AI hỗ trợ nghiệp vụ
Phân tích, đối chiếu và gợi ý kiểm tra: AI giúp phát hiện thông tin còn thiếu hoặc chưa khớp giữa các nhóm dữ liệu; quyết định vẫn thuộc công chứng viên.
Xem công nghệ AIF03
Ký số
Minh họa luồng ký điện tử trên hồ sơ: chọn văn bản, xác nhận người ký, ký và ghi nhận thời điểm ký, áp dụng theo dịch vụ chữ ký số văn phòng sử dụng.
Bước 05 · Ký sốF04
Xác thực
Các bước kiểm tra danh tính: đọc căn cước gắn chip, đối chiếu khuôn mặt với ảnh trong chip, quét mã QR căn cước và đối chiếu thông tin người yêu cầu trước khi xử lý hồ sơ.
Bước 04 · Xác thựcF05
Dữ liệu tập trung
Kết nối các nhóm dữ liệu: khách hàng, tài sản, giao dịch, thông tin ngăn chặn và nguồn thu dùng chung một nguồn – nhập một lần, tra cứu và báo cáo từ cùng dữ liệu.
Bước 03 · Kiểm traF06
Bảo mật
Phân quyền và nhật ký truy cập: công chứng viên, thư ký nghiệp vụ, kế toán và quản lý có quyền riêng; thao tác quan trọng trên hồ sơ được lưu vết.
Xem lớp bảo mậtCông nghệ AI
AI hỗ trợ đối chiếu dữ liệu quanh mỗi hồ sơ
Hồ sơ, khách hàng, tài sản, công chứng viên và văn bản được liên kết với nhau. AI dựa trên các liên kết này để đối chiếu thông tin, chỉ ra chỗ còn thiếu hoặc chưa khớp và gợi ý điểm cần kiểm tra.
AI là công cụ hỗ trợ: đưa ra gợi ý để công chứng viên xem xét, không thay thế việc đánh giá và chứng nhận tính hợp pháp của giao dịch. Trang giới thiệu không gửi hồ sơ thật tới dịch vụ AI.
Sơ đồ mô phỏng bằng dữ liệu giả lập; trang giới thiệu không hiển thị dữ liệu cá nhân.
Quy trình ký số
Một hồ sơ, sáu bước từ tiếp nhận đến lưu trữ
Mỗi bước được ghi nhận trên cùng hồ sơ điện tử: người quản lý theo dõi được tiến độ, nhân sự biết rõ việc tiếp theo. Phạm vi từng bước được cấu hình theo quy trình của văn phòng khi triển khai.
-
Tiếp nhận
Chọn loại việc, nhận thông tin người yêu cầu, người liên quan và nội dung cần công chứng.
-
Số hóa
Nhập dữ liệu tài sản, giao dịch, giấy tờ; đính kèm bản quét và soạn văn bản từ biểu mẫu có sẵn.
-
Kiểm tra
Tra cứu thông tin ngăn chặn, cảnh báo và lịch sử giao dịch; AI gợi ý những điểm cần xem lại.
-
Xác thực
Đối chiếu danh tính qua căn cước gắn chip, khuôn mặt so với ảnh trong chip, mã QR căn cước hoặc API xác thực khi đơn vị có sẵn.
-
Ký số
Minh họa luồng ký điện tử và ghi nhận thời điểm ký, áp dụng theo dịch vụ chữ ký số đơn vị sử dụng.
-
Lưu trữ
Lưu hồ sơ, xuất phiếu thu, hóa đơn; tra cứu hồ sơ lưu và báo cáo hồ sơ, doanh thu khi cần.
Hỗ trợ kết nối
Các kết nối giúp văn phòng giảm nhập liệu thủ công
Thiết bị và API được bổ sung tùy theo mô hình triển khai thực tế của từng văn phòng công chứng.
-
Đọc căn cước gắn chip
Thiết bị đọc thẻ chip chuyên dụng giúp giảm thời gian nhập thông tin khách hàng.
-
Đối chiếu khuôn mặt
Chụp ảnh khuôn mặt người yêu cầu và đối chiếu với ảnh trong chip căn cước để xác nhận đúng người, khi triển khai cùng thiết bị phù hợp.
-
Quét mã QR căn cước
Nhập dữ liệu từ mã QR trên căn cước để tra cứu và lưu thông tin khách hàng nhanh hơn.
-
Hóa đơn điện tử
Kết nối hóa đơn theo hệ thống văn phòng đang sử dụng để đồng bộ quy trình thu phí.
-
In phiếu tính tiền
Kết nối máy in hóa đơn, hỗ trợ mã QR thanh toán trên phiếu để giảm ghi tay.
-
API xác thực
Phương án API xác thực thông tin khi văn phòng đã có thiết bị hoặc quy trình kết nối riêng.
-
Thanh toán mở rộng
Hỗ trợ mở rộng kết nối thanh toán như VNPAY, ATM, MoMo khi triển khai phù hợp.
Bảo mật
Kiểm soát ai được xem, sửa và duyệt hồ sơ công chứng
Các lớp kiểm soát được cấu hình theo vai trò trong văn phòng và quy chế nội bộ khi triển khai.
-
Phân quyền theo vai trò
Công chứng viên, thư ký nghiệp vụ, kế toán và quản lý có quyền riêng.
-
Kiểm soát truy cập
Tài khoản riêng cho từng người dùng, giới hạn chức năng theo vai trò.
-
Nhật ký truy cập
Lưu vết thao tác quan trọng trên hồ sơ để tra soát khi cần.
-
Sao lưu dữ liệu
Hồ sơ, văn bản và dữ liệu thu phí được sao lưu theo hạ tầng triển khai.
-
Mã hóa khi áp dụng
Kết nối HTTPS; mã hóa lưu trữ tùy hạ tầng.
-
Dữ liệu thuộc về văn phòng
VINBS chỉ truy cập khi cần hỗ trợ theo yêu cầu của văn phòng.
Danh mục trên là năng lực cấu hình khi triển khai; phạm vi áp dụng cụ thể được thống nhất theo hạ tầng và quy chế của từng đơn vị.
Tư vấn triển khai
Khám phá VINBS Công Chứng Số
Cần chuẩn hóa dữ liệu và quy trình hồ sơ công chứng? VINBS cùng bạn rà lại quy trình hiện tại, xác định nhóm tính năng cần dùng trước và đề xuất cách triển khai phù hợp với văn phòng.
- EmailVinbsGroup@gmail.com
- Văn phòng132Đ73 Nguyễn Văn Cừ, Tân An, Cần Thơ